社区档案工作面临的问题与成因探析

 

 

    内容提要:该文着重分析了社区档案工作存在的突出问题,主要有两个方面:硬件建设上,人、财、物难解决;软件建设上,收、管、用难开展。指出上述问题存在程度的不同,必然造成社区档案工作发展的不平衡。接着,认真查找了产生问题的根源,认为领导重视程度不够、档案人员素质低下、经济基础薄弱、政策法规严重滞后、执法部门无所作为等五个方面是主要成因。最后强调,只有正视问题的存在,剖析其中的原因,采取有力措施彻底加以解决,社区档案工作才会有美好的发展前景。

主题词:社区档案 问题 成因

 

    社区档案工作是我国档案事业的重要组成部分,是社区社会文明和进步的重要标志,它与社区建设相伴而生,是社区居委会开展党的建设、精神文明、居民自治、社会治安综合治理、计划生育、信访调解、劳动保障、科教文体等活动的真实记录,是社区发展的基础和依据,对推动社区社会主义“三个文明”建设具有重要的现实意义。

    社区档案工作虽然起步晚,基础差,但经过几年的实践,它已显示出较强的生命力和较大的发展潜力,在促进社区经济和社会发展与进步,提高人民生活水平与质量,扩大基层民主,维护社会稳定,构建和谐社会等方面,发挥了越来越重要的作用。但是,我们也必须清醒地看到,社区档案工作作为新事物,在其发展过程中仍然存在一些不容忽视的困难和问题,有的已成为开创社区档案工作新局面的羁绊。因此,在新的形势下,正确认识客观存在的问题,认真剖析其症结所在,是摆在我们面前的重要课题,也是保证社区档案工作可持续发展的紧迫任务。

一、面临的主要问题

     近些年来,尽管社区档案工作获得了长足发展,但是仍然存在着以下突出问题:

     一是硬件配备上,人、财、物难解决。主要表现在:(1)人员不落实。大多数社区既没有档案管理机构,也没有专职档案人员。社区“两委”领导班子中,也没有明确一名成员分管档案工作。档案员一般由社区文书或会计兼任,实际上是兼而不职,行同虚设。这些兼职档案员没有经过业务培训,文化程度低,工作能力差,属于无证上岗,无法保证档案管理水平。有的社区干脆连兼职档案员也没有,更谈不上开展档案工作了。(2)经费不保障。许多社区经济不景气,资金短缺,财力不足,对档案工作爱莫能助、力不从心,致使用于档案管理上的经费微乎其微,而且挤占挪用习以为常。个别社区漠视档案工作,舍不得投入,每年进行财政预算时,从不考虑档案,资金及时到位无从谈起,严重制约了档案工作的正常开展。(3)设备不配置。相当一部分社区至今没有建立档案室,没有配备档案用房,档案橱柜严重不足,各类装具破旧不堪,档案存放杂乱无章。尽管个别条件稍好的社区,尚能把档案放在木厨木柜里,但大多数社区只是用袋装、用绳捆,随便把档案往橱顶一放或桌子下面一堆,与废弃的报刊、书籍“为伍”。时间一长,档案丢失散失、受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免。保管条件差,时刻威胁着档案的完整与安全。

     二是软件建设上,收、管、用难开展。主要体现在:(1)规章制度不健全。大部分社区在档案制度建设上可谓一片空白,没有制定档案工作发展计划、档案工作规范、档案工作人员岗位职责等规章,也没有建立文书处理、档案收集、整理、归档、鉴定、保管、编研、利用等制度,少数社区即使建起了一些,也只是写在纸上、挂在墙上,平时无人问、无人管,缺乏监督机制,执行起来自然流于形式。(2)管理措施不规范。由于许多社区居委会工作基本上是各管一摊,文件材料处于谁形成、谁保管的状态,其文件的收发、运行、管理缺乏控制措施。平时,不注意各种文件材料的形成、积累和及时归档,对文件材料的处理随意性、盲目性大,导致了档案门类不全,载体单一,内容单调,没有特色,不能全面反映社区的基本社会面貌。有的社区虽然做了一些档案搜集和整理工作,也只是把一些零碎的文件材料收收拢,装装订订,包包扎扎而已。没有进行分类、编目等规范化管理,档案质量难以保证。档案保管缺乏科学性,标准低,技术差,安全系数小,严重影响了档案的寿命。(3)开发利用不理想。绝大多数社区对档案资源的开发利用近乎为“零”,没有编制检索工具,没有汇编档案文件、编写参考资料,没有开展用户需求调查和业务咨询活动,更没有开放档案、多渠道提供查询、借阅等利用工作,“死档案”不能转化为“活信息”,为经济和社会发展服务的效果也就可想而知了。

    三是发展布局上,点、线、面难均衡。上述突出问题在社区存在程度的差异,直接造成了各地社区档案工作发展的不平衡性,一般来说,经济发达或较发达地区,社区档案工作发展较快、较好;经济落后或较落后地区,社区档案工作发展较慢、较差。与此相适应,社区档案管理呈现出“好、一般、差”三个不同的发展层次。其中,开展好的社区,档案管理起点较高,档案工作实行了综合管理,并采取了规范化管理措施和手段。开展一般的社区,档案工作正处于起步阶段,只保管了部分档案,制定了简单的档案管理制度。开展差的社区,绝大多数尚未开展档案工作,有的虽然开展了一点,也是档案无库无柜存放,档案管理无规无章可循,档案质量较差。初步调查表明,社区档案工作开展好的或较好的,寥若晨星,在整个社区中所占比重很小。而且,即便是好的或较好的,它们之间也存在着一定差距,起不到以点带面的示范作用。社区档案工作开展一般的或差的,涉及面广,数量多,在整个社区中所占比例很大,拖了社区档案工作整体发展的后退,前景令人忧虑。因此,如何从根本上改变这种不利局面,又是我们不得不面临的一大难题。

 

二、产生问题的原因

    造成社区档案工作被动、落后的原因是全方位、多方面的,综合起来主要有以下几点:

    1、领导重视程度不够,是造成社区档案工作被动的直接原因。由于受经济、文化等因素的影响,加上各地、各级宣传国家档案法律、法规力度不够,广大群众对档案和档案工作仍知之甚少,社会档案意识和档案法制观念仍普遍淡薄,社区档案工作发展的基础不牢固。一些地方领导干部,在社会大气候的影响下,工作指导思想上实用主义作怪,总觉得档案工作不处于党委、政府工作大局的前沿,档案工作不直接创造生产力,没有真正认识到档案在经济建设和社会进步中的重要作用与价值,没有把档案工作列入各级、各部门岗位目标责任制考核范围,社区档案工作缺乏强有力的政府支持。特别是一部分社区领导者工作急功近利,片面认为经济发展是硬任务,档案工作是软指标,抓好、抓坏对社区发展影响不大,加之社区工作千头万绪,人员少、任务重、压力大,因此对档案工作不闻不问,档案没有列入社区工作的议事日程,工作起来自然摆不到应有的位置,造成了社区档案工作“说起来重要,干起来次要,忙起来不要”的尴尬局面。

    2、档案人员素质低下,是造成社区档案工作落后的根本原因。目前,绝大多数社区档案队伍松散,整体素质偏低。档案员主要由社区文书或会计兼任,从客观上讲,档案工作弹性大,平时不检查,年终才归档,工作量很难在平常体现出来。档案工作本身又枯燥、乏味、繁琐,地位轻,待遇低,难以让他们产生兴趣。加上这些人身兼数职,任务重、事务多,工作起来力不从心,无暇顾及档案工作。但更重要的在主观上,少数档案员政治素质不高,思想认识狭隘,不热爱档案事业,总认为做档案工作是自己份外的事情,干起来漫不经心、应付差事,缺乏责任心、使命感和奉献实干精神。平时忽视基本理论的学习、专业知识的掌握,不注重操作技术的应用和提高,导致个别人业务知识匮乏,工作技能低下,无法适应社区档案工作逐步实现科学化、规范化管理的需要。

    3、经济基础薄弱,是制约社区档案工作发展的主要“瓶颈”。社区档案工作的开展,很大程度上取决于社区经济发展的状况。因此,资金就成了开展好社区档案工作的关键。据了解,现在相当一部分社区经济欠发达,财政赤字,经营亏损,发展后劲不足。这些社区工作环境恶劣,办公场所拥挤,公用设施简陋。有的社区是在原来的村、居委会基础上调整撤并而来的,办公用房都是临时租借的,连日常开支都保证不了,根本无法投入档案工作。巧妇难为无米之炊。由于资金匮乏,无法建立档案库房,致使档案无“家”可归;由于资金匮乏,无法购置档案装具,档案质量和安全受到威胁;由于资金匮乏,不能按时发放工资,档案员最起码的生活标准得不到保障,他们的工作积极性大为下降;由于资金匮乏,不能向档案员提供参加业务培训的机会,他们的业务素质始终提不上来。如此种种,社区档案工作的发展遇到了很大困难。

     4、政策法规严重滞后。我国社区档案工作总体上处于起步阶段,缺乏专业性的法律和法规。无论是1987年颁布的《中华人民共和国档案法》,还是1999年颁布的《档案法实施办法》以及各省(自治区、直辖市)人民政府颁布实施的《档案管理条例》,均未对社区档案和档案管理作出具体规定。社区档案工作的开展,无法可依,无章可循,失去了法律保证。因此,尽快出台社区档案管理的法规、条例,已刻不容缓。

    5、执法部门无所作为。从当前形势发展来看,社区建设发展迅猛,社区档案工作亟待规范,而许多档案行政管理部门没有跟上时代变化的步伐,认识滞后,行动迟缓,尚未对社区档案工作进行实地调查研究,尚未制定出切实可行的管理措施、办法,尚未有针对性地开展业务监督、指导,因此也就谈不上履行档案事业行政管理职能。有的即使开展了一些监督检查工作,也是蜻蜓点水,缺乏力度,对已暴露出来的问题,瞻前顾后,不能依据国家档案法律、法规的规定,及时查处,势必造成社区档案工作缺乏约束机制,工作提不上来,深不下去,基本上处于自流状态。

 

    总之,年轻的社区档案工作在其发展过程中,不可避免地要产生这样或那样的问题与不足,这是不依人的主观意志为转移的客观实在。只要我们坚持实事求的原则,以极端负责任的态度,正视问题的存在,认真剖析其原因,并在此基础上,采取行之有效的措施彻底加以解决,社区档案工作定会有美好的明天。保持社区档案工作的可持续发展,是社会和时代赋予我们的光荣使命,也是社区档案工作服务大局、服务社会、服务群众的历史任务。

 

蓬莱档案馆 董 奕

 

 

 

 

 

 


   
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