当今世界已步入了信息时代，信息化革命的浪潮以不可阻挡之势席卷全球，信息资源开发利用水平的高低已成为衡量一个国家强盛程度的重要标志。作为国家信息资源的组成部分——档案信息资源顺应历史潮流，积极置身于社会主义市场经济主战场，在我国社会主义“三个文明”建设中发挥了越来越重要的作用，为当代中国社会的发展、进步和繁荣做出了突出贡献。因此，档案信息资源日益受到国家的高度重视，大力开发利用档案信息资源势在必行，前途光明。

一、加强档案信息资源开发利用的必要性

    开发利用档案信息资源是档案工作为社会主义现代化建设服务的重要途径，是档案工作自我完善的主要内容。档案工作的最终目的是有效地开发档案信息资源，最大限度地服务大局、服务社会、服务人民。只有这样，才能真正创造出最佳的效益。

    （一）开发利用档案信息资源是充分发挥其价值和作用的重要手段。档案信息是整个社会信息资源的一部分，它潜在的价值只有通过开发利用才能显现出来。通过快速的信息交流，满足社会各界日益增长的对档案信息的需求，实现档案信息资源在全社会范围内的充分共享，已经成为当前信息环境下档案信息资源开发利用的发展趋势。档案信息资源的合理开发利用，对于推动全社会的管理和建设、社会政治和经济的发展、社会和经济效益的提高，无疑具有重要的现实意义。

    （二）开发利用档案信息资源有利于社会和经济的可持续发展。档案信息资源开发利用是档案工作向信息化产业迈进的关键环节，是国家信息化建设过程中不可或缺的重要组成部分。档案信息资源的有效开发利用，可以极大地提高现有各种资源的社会利用效益，促进资源的可持续利用；有助于提高社会管理活动的针对性、时效性，避免或减少因管理失误而造成的资源浪费，提高资源的利用效率。尤其是在经济全球化的今天，只有不断提高档案信息的占有率、开发利用率，才能在社会主义市场经济建设中占领制高点，掌握主动权，永远立于不败之地，从而提高我国在国际上的经济实力和竞争能力。

    （三）开发利用档案信息资源是促进社会主义精神文明建设的需要。大力开发档案信息资源，提供丰富的档案史料，是社会主义精神文明建设的重要步骤。档案作为各项历史活动的记录，是开展政治教育的重要内容，利用档案中的生动素材进行各项专题教育可以收到预想不到的效果。因此，从档案文件中挖掘出具有宣传价值的史料，可以帮助人民群众特别是青少年认识中华民族的悠久历史和灿烂文化，可以使他们了解历史进步的轨迹，掌握时代发展的脉搏，可以使他们自觉地宣传党的光辉历程和英雄人物的感人事迹，进行生动的革命传统、爱国主义、集体主义和社会主义教育。

    （四）开发利用档案信息资源可以缩小与发达国家信息产业的差距。我国信息资源利用效益落后于发达国家，与档案信息资源开发利用程度不够有关，档案信息资源作为国家信息资源链条中的重要一环，其开发利用必须提到重要的议事日程。

    （五）开发利用档案信息资源符合政府政务信息公开的要求。档案信息资源开发是信息技术应用的一个领域，政务信息从某种程度上讲就是政府部门所形成的档案信息，对档案信息资源开发利用可以说是从档案工作角度落实政务信息公开制度的实际行动。

    （六）开发利用档案信息资源能够推动档案馆服务功能的拓展。面对信息化社会，档案馆传统的服务方式已经无法满足更多更广的社会服务需求，传统服务项目的局限性已经随着社会的发展表现得更加突出。当前，多数档案馆的档案信息资源远远未能有效地挖掘出来。因此，要迅速扭转落后现状，增强档案馆服务功能、大力推进档案信息资源开发利用就成了档案界的共同选择。

二、档案信息资源开发利用存在的问题与成因

     尽管开发档案信息资源的重要性得到了普遍认可，但我国目前在档案信息资源开发利用方面仍然存在着不可忽视的问题，主要表现在：

     1、基础工作薄弱，影响了档案信息资源的质量。（1）档案馆服务功能不完善。档案现代化管理水平低，服务设施设备简陋，保管条件恶劣，加上主动宣传不够，社会认知程度不高，档案馆自然难以成为社会利用档案资料的中心。（2）馆藏档案结构单一。据有关资料介绍，现在许多档案馆馆藏结构单调，门类不全，文书档案所占比例偏大，科技、专业、声像档案所占比例偏小；建国后建立的档案占大多数，历史档案数量较少。这样的馆藏结构，使档案内容相对贫乏，对利用者缺乏吸引力，开发利用的范围变窄。（3）档案特色不明显。与当前中心任务相关的科学技术、经济建设方面的档案资料欠缺，反映地方历史、文化、风土人情的档案资料稀少，致使服务缺乏针对性。（4）案卷质量不高。长期以来，档案利用服务以提供原件为主，本身就损坏了档案。档案库房达不到“九防”标准，档案受潮霉变、虫蛀损坏等现象在所难免，严重威胁着档案资料的安全。

     2、编研工作滞后，限制了档案信息资源开发的层次。（1）编研材料内容单一，存在着重文书、轻科技的现象。（2）编研材料档次低。一次性编研成果多，适应形势发展的深层次编研成果少。就目前而言，有些编研材料仍停留在模仿别人、片面追求编研材料数量和速度的水平上，造成编研工作与现实脱节，导致编研成果利用率下降。（3）重历史事件、轻经济现象的编研成果普遍存在。（4）编研人员素质差。在档案编研实践工作中，造成编研成果档次低的主要原因是档案编研人员缺乏业务素质，当然编研人员数量少也给档案编研工作带来了困难。

     3、利用工作水平低下，制约了档案信息资源价值的发挥。（1）提供利用方式单调。现有的服务方式落后，提供档案信息的手段被动，按时开馆、等客上门等陈旧的利用方法，限制了利用者接触并获取利用档案信息的时间和空间，挫伤了利用者主动利用档案信息的积极性。（2）档案利用率下降。有些档案馆对馆藏档案资料宣传不够，人们不了解档案馆究竟保存了哪些方面的档案，致使相当一部分接收的档案至今无人问津，其结果必然导致档案馆门庭冷落，档案资源闲置浪费，当然也就创造不出更多更好的效益。

    上述问题的存在，造成了现有档案信息资源得不到充分的开发利用，无法取得良好效果。究其原因，主要有以下三点：

     1、思想观念陈旧。因受档案系统长期形成的封闭和半封闭环境的影响，有些档案工作者对新形势的发展缺乏清醒的认识，不同程度地缺乏市场经济意识，思想观念仍然停留在“重管轻用”上，依旧把管好档案作为档案工作的重点，认为只要按时接收，按时开放，提供凭据就行了。对于如何开发档案信息资源，提高档案利用率想得少。没有充分认识到档案信息的潜在作用，致使档案工作与政治、物质和精神文明建设不相协调。认识上的狭隘、落后，必然导致工作进展的迟缓，在有些地方档案信息资源开发利用几乎仍为零。

    2、基础建设落后。一些档案馆用于开发利用的业务基础建设，远远不能适应时代发展的要求。一是人、财、物难解决，主要表现为机构不健全，人员不到位，经费不保障。二是教育培训制度不完善，致使档案人员专业知识匮乏，开发能力低下。不思进取，缺乏责任心、使命感和奉献实干精神。三是档案信息收集的渠道不畅通。四是归档的文件材料不完整等。从档案信息资源开发利用的实践看，没有完善的业务基础建设，档案信息资源开发利用工作举步维艰，势必成为无源之水，无本之木。

    3、档案需求者素质偏低。由于受多种因素的影响，许多档案需求者的档案意识、利用档案信息的技能和基础知识等严重缺乏，不仅不能形成较高层次的档案信息需求，有的甚至连最基本的档案信息利用都不懂或不会。

三、加强档案信息资源开发利用的对策

     鉴于档案信息资源开发利用面临的种种困难，我们不能怨天尤人，更不能坐以待毙，而要正视现实，积极进取，采取有力措施，彻底加以解决。

    （一）更新思想观念，确立档案信息资源开发利用工作的地位。档案信息资源开发利用是档案工作的最终目的，是档案工作其它环节的落脚点。首先，从事档案工作的干部职工，要解放思想，更新观念，勇于改革，善于创新，明确档案信息开发利用的好坏是衡量档案工作优劣的尺度和标志。要破除“重管轻用”的观点，每位档案工作者都必须热爱自己的工作，克服“无所作为”、“不求进取”等消极落后的思想认识，爱岗敬业，锐意进取，这是做好档案信息开发利用的前提和条件。其次，各级党委和政府分管档案工作的领导，要重视对档案信息开发利用工作的领导，在人、财、物等方面向档案信息开发利用工作倾斜，使档案信息开发利用工作能在高起点、高标准的基础上开展，真正在当地经济建设和社会事业发展中起到引导和服务作用。同时，档案部门也应树立超前意识，立足于出成果，出精品。

   （二）加强基础建设，努力提高档案管理水平。一要抓馆库建设。档案馆基础设施的建设和配置，是档案安全保管和有效利用的物质基础。因此，档案部门要积极主动地向当地党委、政府汇报，争取得到相关部门和领导的支持，加大对档案馆相关设施设备建设的经费投入，努力把档案馆建成保管党和国家重要档案的基地、爱国主义教育基地、已公开现行文件集中向社会提供利用中心、档案信息服务中心和设计科学、功能齐全、具有先进文化标志性特征的现代化档案馆，以及具有文化品位、民族特色、现代气息，能够充分发挥档案馆各项功能的标志性建筑。二要抓业务建设。各级档案部门要加强对档案信息资源开发利用工作的组织协调、统筹规划和监督管理，制订档案信息资源开发利用的计划，争取将其纳入各级地方政府信息化规划之中。重视对重大问题的科学研究，严格执行相关业务规章和技术规范，按照国家档案局制定的各项技术标准开展档案数字化、电子文件归档、数据库建设和档案网站管理等工作，确保数字档案资源格式统一、数据规范、长期可读、便于共享，把档案信息资源开发利用工作纳入科学化、规范化发展轨道。正确处理新形势下档案公开与保密的关系，建立档案信息安全的规章制度，采取有效措施和技术手段，保证数字档案信息管理系统运行安全、可靠。健全档案数据备份和灾难恢复机制，注意保护档案信息和信息产品的知识产权，保护国家利益，保护个人隐私。进一步推进档案资源建设，提高对档案基础业务建设重要性和紧迫性的认识，不断丰富馆藏，优化结构，更好地为党和政府的中心工作服务，为人民群众服务。

   （三）建立档案信息资源利用制度，健全档案信息资源服务体系。为提高档案信息资源利用率，应适时建立档案信息利用制度。首先，必须突破“自我服务”的传统编研方式。根据本地经济建设、技术进步、科研生产以及各项社会事业的需要，开展档案编研工作，有计划的编研一些适应形势发展的信息资料，不能只顾资料积累、文化财富堆积，要把编研工作重点放在“精、管、用”的基础之上。其次，必须建立档案信息利用预测制度。通过对档案信息利用可行性的分析预测，了解社会各行业对档案信息的需求动向和发展趋势，掌握他们需求的重点，建立需求信息预测点和预测网络，有针对性地进行收集、汇总、分析和信息输出。同时，也应经常对档案信息利用率进行分析，通过信息反馈，明确每个阶段的利用重点。再次，必须建立信息销售制度。要主动出击、服务上门，推销档案信息，推广编研成果，与广大利用者加强联系。在推销信息方面，可以采取“拉、推、沟通”等方法，使档案信息利用工作既有成效，又规范科学。

    档案部门要加强档案接收和征集工作，扩大档案的接收范围和征集门类，力争建成档案数量充足、内容丰富、结构合理、质量优化并富有特色的档案信息资源服务体系。从档案室来说，要改变单位档案信息资源的分散管理体制，设立综合档案室，集中统一管理本单位的全部档案。从档案馆来看，要坚持馆藏档案数量与质量并重的原则，一方面要合理扩大接收范围，另一方面要对接收档案的质量进行控制。要完善档案补充机制，广泛开展档案资源征集工作，想方设法收集散存在社会和个人手中的历史档案资料。努力改变馆藏结构中文书档案占主体的单一局面，加大对保存在各单位的专门档案的接收力度。注意加强与专业档案馆、图书馆、博物馆的联系，掌握馆藏情况，协商征集接收其案卷目录、档案缩微品等，实现馆际交流，资源共享。

    （四）完善服务机制，多层次多渠道开发档案信息资源。首先，各级档案馆要根据“档案信息开发创造经济效益”的主题大力开展宣传活动，特别要根据当地的中心工作，采取编印馆藏、文件目录、专题、实例、举办展览等多种形式，公布档案内容，多渠道宣传档案在经济和社会发展中的作用。同时，注重宣传利用档案信息取得效益的实例，为档案信息的开发利用创造良好的外部环境。其次，在坚持传统服务的基础上，大胆改革提供利用方式。在日常工作中，继续做好接待查档工作，但要打破常规接待查档的方法，设立环境较好的阅档室，配备复印机、阅读器，热情接待查档人员，提高查全率和查准率，更重要的还要根据现代化建设的需要，调整服务重点，拓宽服务领域，采取主动服务、超前服务、上门服务、定点服务等形式，及时向利用者提供档案信息，实行全方位社会服务。第三，加快经济、科技、文化以及历史档案的开放进程，便于社会、团体及时利用。各级档案馆应加快推进档案开放进程，对到期的档案资料提高鉴定速度，对经济、科技、文化档案可根据《档案法》及有关条例的规定随时向社会开放，这是开发利用档案信息的重要渠道。第四，加快档案资料编研工作步伐。要改变传统的以文件汇编为重点的编研方式，围绕当地工作中心， 注重经济、科技、文化等专题资料的编研，使其成为档案信息开发的主要方面。通过编研工作，把馆藏档案中具有地方特色、并且富于利用价值的档案资料按专题集中编排起来，装订成册，供领导和有关部门参考利用。

    （五）加强高新信息技术研究，努力造就新型档案专业人才。这里，应着重做好以下工作：（1）重视现代信息技术的规范化，大力扶植相关理论的研究，如档案信息开发、档案数据结构、档案数据库等。（2）积极推进档案部门计算机管理系统的建设。目前，档案部门人员少而馆藏量大，使用计算机对档案信息进行检索、编目、统计，可以大大提高工作效率和档案信息开发效益。计算机的使用，也为档案信息资源联网，实现资源共享创造了条件。（3）努力提高档案信息开发人员的素质。当前社会上迫切需要一批既懂得技术又精通档案业务的高层次信息人员，为此要加快培养掌握现代化信息技术的高层次信息人员，加强对在职人员的继续教育和培训，使其更新知识结构，拓宽知识层面，提高业务技能，尽快掌握计算机网络技术、微缩技术等新知识、新方法。还要大力引进或选调计算机专业人才，对他们进行档案业务知识培训，使之尽快适应档案馆网络化工作。

    （六）搞好档案宣传工作，为档案信息资源开发利用创造良好的社会环境。档案部门在宣传《档案法》等法律、法规的同时，还应采取灵活多样的形式，广泛开展档案信息系列宣传活动。首先，要开展有关档案价值、作用及利用效果的宣传，使人们知道什么是档案，档案有何用处，从而激发人们利用档案的热情，引导更多的人利用档案。其次，要开展有关档案利用程序的宣传，让社会知道如何利用档案，利用档案的益处，从而引导人们用好、用活档案。再次，要开展档案开放目录的宣传，使人们了解馆藏档案信息的具体内容，从而引导人们有针对性的利用档案。